prosedur penyimpanan arsip. B. prosedur penyimpanan arsip

Pada kesempatan ini, Penulis ingin berterima kasih kepada semua pihak yang sudah memberikan dukungan secara langsung maupun tidak. Memeriksa surat Mengindeks Surat Mengkode Surat. a) Memeriksa surat/berkas Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu. Locker/tempat penyimpanan SOP Pengiriman Surat/Dokumen 2. D. Petunjuk Umum. BPRS, pengertiaan arsip, pengertin kearsipan, serta prosedur penyimpanan arsip dokumen. penyimpanan Arsip , ruang transit Arsip atau ruang yang kedap). b) mengindeks surat/berkas contoh : herlina adalah arsiparis yang bekerja di PT. Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam administrasi, yakni sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan, kebijaksanaan, penilaian, pengendalian, dan pertanggung jawaban. (show) Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan. Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah. Kesimpulan. SOP-UNAIR-SKU-28 Perlindungan Pengamanan dan Penyimpanan Arsip Vital *XXX = Kode Unit Kerja**YY = Nomor Urut Pembuatan SOP di Unit Kerja DASAR HUKUM Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan. Adapun prosedur penyimpanan yang dipakai oleh lembaga ini yaitu: Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Vol. Pemeriksaan Arsip. Menurut Amsyah Zulkifi (1998:63) prosedur penyimpanan arsip ada 2 (dua) macam penyimpanan arsip atau warkat, yaitu warkat yang belum selesai diproses (file pending) dan penyimpanan warkat yang sudah diproses (file tetap). Prosedur: a. 4 Prosedur Penyimpanan Arsip Menurut Sugiarto dan Wahyono (2014: 52), prosedur penyimpanan arsip terdiri dari 2 (dua ) macam penyimpanan yang terdiri dari: a. Menurut Dewi (2011:98) prosedur tata kearsipan dinamis menata file mengikuti langkah-langkah sebagai berikut: 1. Dalam pengelolaan arsip, dibutuhkan seorang arsiparis yang bertugas menyimpan hingga menemukan kembali arsip supaya dapat disajikan dengan cepat dan tepat ketika dibutuhkan. Pengertian Prosedur Penyimpanan Arsip . Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/ release mark ). prosedur penyimpanan kembali, dan evaluasi. Folder arsip yang telah ada arsipnya kemudian dalam penyimpanan dan pemeliharaan arsip aktif dilaksanakan dalam filing kabinet, pada pusat berkas (sentral file). 2. 7. 3) Lalu berdasarkan kode pada kartu indeks, cari surat pada laci, guide dan folder sesuai dengan kodenya. Sehingga, arsip ini bisa dijadikan sebagai sumber informasi akurat dan terpercaya. Lokasi penyimpanan arsip vital disesuaikan dengan volume arsip dan kebutuhan SKPD/BUMD tersebut. 032/2018 - SOP Administrasi Surat Keluar 002/425. Prosedur Penyimpanan Arsip. Prosedur penyimpanan manual dilakukan terdiri dari lembaran surat order pembelian, surat permintaan. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan atau organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Langkah-langkah Mengarsip 4. Pada kesempatan kali ini, Cabang Pontianak menjadi salah satu cabang PT Pelindo II (Persero) yang menyelenggarakan kegiatan penataan arsip. . Cara Mengarsip Surat – Dalam sebuah kantor, prosedur penanganan surat merupakan hal yang sangat penting. Menuju tempat penyimpanan. Ketiga, jangan lupakan kelengkapan peralatan kearsipan. D. 1 pt. 2 Pengertian kearsipan menurut pakar/ahli. SOP PEMUSNAHAN ARSIP. 2. Peralatan dan Perlengkapan Prosedur Penyimpanan Arsip Peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip yang biasa digunakan adalah sebagai berikut. REFERENSI/RUJUKAN Buku Panduan Akademik. penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus. dimusnahkan kemudian mencari arsip tersebut di lemari penyimpanan arsip dengan melihat kode arsip di buku agenda. h. Mendorong pelaksana mematuhi pengelolaan arsip elektronik sesuai prosedur; 5. penyimpanan. pemberkasan berbasis elektronik dan penyimpanan arsip dinamis aktif. penyimpanan dokumen berdasarkan nama, hanya disini diganti dengan kode nomor. , MM. Passive Voice 18. Berikut ini adalah prosedur penyimpanan arsip yang baik dan benar. POKOK BAHASAN MANAJEMEN KEARSIPAN: 1. Menyimpan arsip dengan sistem tanggal Sihabudin Ruffy 21. . Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk). Adapun kegiatan-kegiatan penggunaan kearsipan meliputi hal-hal berikut: Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip. A) Pengertian Arsip. Bagian Kelima Alih Media Arsip Pasal 15 Dalam rangka pemeliharaan Arsip Dinamis dapat dilakukan Alih Media Arsip. Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai macam bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh. 7. 23. Sistem penyimpanan alfabetis harus dilakukan dengan pengetahuan dan pemahaman, karena setiap kesalahan akan memakan banyak biaya. prosedur penyimpanan arsip - Read online for free. Prosedur Penyimpanan Arsip. pintarilmu November 18, 2019. Data umum menjelaskan gambaran umum tempat magang. Prosedur penanganan surat antara satu kantor dengan yang lain pun sangat mungkin berbeda. 1. Sedangkan arsip permanen disimpan sebagai arsip statis yang dikelola oleh Unit Kearsipan. Sistem penyimpanan arsip ini dilakukan berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. c. penyimpanan arsip dalam waktu tertentu. 23 4. Dikumpulkan masalah yang tidak menonjol. Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat dihemat, karena dalam satu organisasi terdapat satu tempat pengelolaan atau penyimpanan arsip. Sedangkan prosedur pengelolaan arsip terdiri dari beberapa tahap, yaitu prosedur penyimpanan arsip, prosedur peminjaman/pengambilan arsip, proses penyusutan. Deikian pentingnya arsip, oleh karena itu perlu dilakukan dengan prosedur yang baik dan benar didalam pengelolaan arsip, untuk menjaga daur hidup arsip itu sendiri mulai dari tahap penciptaan, penggunaan,. Prosedur Penyimpanan Sistem Nomor Seri. Jakarta : Pusat Pendidikan dan Pelatihan Arsip Nasional Republik Indonesia. Membaca surat. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman. Mengambil arsip yang. Tahap-tahap tersebut meliputi pemeriksaan, pengindeksan,reference, penyimpanan sampai dengan prosedur peminjaman/pengambilan arsip. Uraian Mater 5. Sarana dan prasarana penyimpanan arsip juga kurang memadai sehingga menyebabkan penyimpanan arsip tidak efektif. pintarilmu November 18, 2019. Pasal 99 tentang Alih Media Arsip • Pasal 100 Penyimpanan tentang arsip statis hasil alih media • Pasal 106 tentang Autentikasi Arsip Statis. Apakah arsip tersebut sudah boleh disimpan, ataukah sebenarnya surat tersebut masih belum selesai prosesnya. Sistem penyimpanan arsip memiliki beberapa manfaat, yaitu: Arsip dapat tertata dengan rapi. Mengetahui kendala yang dihadapi dalam penyimpanan arsip diTahapan pelaksanaan pada setiap sistem penataan arsip; b. 3 Arsip harus dirawat dan dilestarikan sedemikian rupa mengikuti prosedur yang telah ditetapkan, karena kondisi fisik arsip yang sebagian besar berbahan dasar kertas dan terbuat dari kayu. Metode yang digunakan dalam pengembangan media pembelajaran ini adalah Multimedia Development Life Cycle (MDLC) yang bersumber dari Luther dan sudah dimodifikasi oleh Sutopo. Prosedur Temu Kembali. . Penemuan kembali suatu arsip, bisa ditempuh dengan prosedur sebagai berikut: 1) Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu indeks. Prosedur penyimpanan adalah langka-langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. beberapa yang harus dilakukan agar proses penyimpanan arsip berjalan dengan baik antara lain :. Penyimpanan Arsip Digital Pribadi. 2. PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP 1. Penyimpanan arsip vital harus terpisah dari arsip dinamis yang lain. 1. Kegiatan menyortir/memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/kotak sortir. Alamat. 2 Rumusan Masala. Gambar 54: Peralatan dan bahan penyimpann arsip (Sumber: Tanijaya, 2018:1; 45 Harga Harga, 2018:1;. Komputer 4. Selanjutnya untuk prosedur surat keluar dimulai. 3. Terakhir yaitu prosedur penyusutan arsip dilakukan apabila arsip sudah menumpuk, arsip yang dimusnahkan merupakan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi, penyusutan arsip ini dilakukan dengan cara pembakaran. Penelitian c. Mengambil arsip yang diminta. SOP PENATAAN PENYIMPANAN ARSIP. Penanganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan dilakukan untuk menjamin. Alih Media Arsip . Memeriksa Arsip. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/ release mark ). ABSTRAKSI. Dibawah ini yang bukan langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem abjad adalah. Meneliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya. Penyimpanan. prosedur perawatan fasilitas, termasuk kalibrasi peralatan; dan f. 4K views • 12 slides Kearsipan 4. menyatakan model penyimpanan. 2. Penangan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan dilakukan dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan, sehingga akan memudahkan penemuan kembali. Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa: identifikasi arsip vital adalah suatu kegiatan pelaksanaan pendataan terhadap arsip vital. b. elektronik. 032/2018 - SOP Penyimpanan Arsip. Penyimpanan, didalam dunia teknologi ada salah satu media penyimpanan yang disebut database, dengan membuat database maka semua dokumen kita akan tersimpan dengan baik dan rapih didalam suatu database yang kita buat, dimana database ini juga mempunyai akses keamanan yang sangat baik apabila kita sudah menggunakan. Penyimpanan Arsip/ Dokumen Sebelum melakukan entri data untuk penyimpanan arsip, kita harus memastikan bahwa arsip/ dokumen yang akan kita masukan sudah di scan terlebih dahulu. Prosedur Penyimpanan Arsip. Artinya, setiap prosedur dalam manajemen arsip harus dijalankan dengan baik demi kelancaran. Ketua Tim Pengusul a. berikut ini dia akan menggunakan sistem abjad di filing. Arsip adalah dokumen sangat penting yang harus disimpan dengan baik dan benar. Dengan pendekatan komponen, sistem dapate) Penyimpanan yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Menyimpan Menyimpan arsip yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. Biasanya ada yang memanfaatkan filling cabinet, ada juga yang menggunakan boks arsip dan masih banyak tempat penyimpanan arsip yang dapat digunakan. Prosedur Umum Pengelolaan Arsip merupakan kegiatan yang meliputi penyimpanan, penggunaan, perlindungan pemindahan, dan masih banyak lagi. Prosedur penyimpanan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 tercantum dalam Bab III Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini. Kantor Cabang PembantuSolo. Data khusus mendeskripsikan tentang data hasil temuan di lapangan yang sesuai dengan topik yang diangkat. Prosedur, diantaranya : (a) memproses draft/dokumen, (b) mendistribusikan dokumen yang sah, (c) Memantau dan menangani review dokumen periodik, (d) memusnahkan. seperti tanda. akuisisi arsip statis dilaksanakan sesuai prosedur oleh pihak yang terlibat dalam pelaksanaan akuisisi arsip statis. Inilah tata cara dan prosedur penyimpanan arsip adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian. Prosedur kearsipan terdiri dari prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan. Dukungan,. Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama perusak arsip. Untuk. Fungsi Arsip. Judul Pengabdian : Panduan Mengelola Surat dan Arsip 2. PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP. 2. Tatacara Penyimpanan Arsip Elektronik Penyimpanan arsip elektronik dilakukan dengan 3 (tiga) cara yaitu : • Online / terkoneksi • Offline / terputus • Nearline / semi terkoneksi Penyimpanan secara online maksudnya adalah tempat simpan arsip elektronik sudah tidak membutuhkan interaksi manusia, yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan untukDalam prosedur penyimpanan arsip, terdapat dua jenis yaitu penyimpanan sementara dan penyimpanan tetap. · Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal. Nantinya, ketika dibutuhkan, arsip harus dapat ditemukan dengan mudah. Prosedur penyimpanan arsip dibuat untuk menyeragamkan kegiatan penyimpanan arsip agar tertata secara sistemtis guna terwujudnya penemuan kembali arsip yang tepat dan cepat. 18. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat. Salah satu bentuk penyimpanan arsip media baru adalah media digital. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Kasubbag Keterangan TU Pengadministrasi PersuratanUntuk mengidentifikasi arsip vital maka dilakukan prosedur seperti (a). Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan yakni. Penciptaan secara elektronik atau otomasi. Arsip kacau semakin bertambah volumenya Penyebab Arsip tidak ditata sesuai kaidahpenyimpanan atau retrensi Arsip. Latar Belakang Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta. Menyimpan Surat Menyortir Surat Memeriksa Surat • Sebelum surat disimpan, terlebih dahulu petugas memeriksa surat/arsip yang akan. Prosedur penyimpanan, pemeliharaan, pengamanan, penyajian, dan penyusutan arsip 3. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, baik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir,. Menuju tempat penyimpanan. 5 5 Bab III Gambaran Umum Mengemukakan sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, logo perusahaan, dan struktur organisasi perusahaan secara umum. Implementasi Arsip Elektronis dalam Meningkatkan Penyimpanan Kearsipan di Organisasi Eka Komalasari Program Studi D-III Administrasi Perkantoran Fakultas Ilmu Sosial dan. A. Arsip tekstual merupakan arsip yang disimpan dalam sebuah pusat. Prosedur Penyimpanan Arsip/dokumen. 24. 1 Sistem Penyimpanan Arsip secara Digital pada Unit IoT PT Telkom STO Kebayoran. 5 Memudahkan dalam penyimpanan atau pencarian kembali arsip dokumen. SOP Prosedur Peminjaman arsip. 7. Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan. Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip pada sistem abjad adalah sebagai berikut: Memeriksa surat; Sebelum surat disimpan, terlebih dahulu petugas memeriksa surat/arsip yang akan disimpan. c. Prosedur Penyimpanan Langkah-langkah untuk menyimpan arsip: 1. Didasarkan pada pola klasifikasi (subjek) 4. memenuhi ruangan penyimpanan serta tidak menimbulkan pemborosan. Pengelolaan arsip bersifat berkesinambungan. Azas sentralisasi digunakan dalam hal kebijakan penetapan sistem, kelembagaan, SDM, sarana dan prasarana, serta pengelolaan arsip. Pada sistem ini setiap benda arsip yang mempunyai tanggal jatuh tertentu misalnya surat tagihan, daftar gaji, laporan bulanan, laporan tahunan, dan sebagainya disimpan menurut urutan tanggal yang tertera pada surat. Sistem dan prosedur klasifikasi akses terhadap arsip dan klasifikasi keamanan, termasuk di dalamnya adalah pembuatan rancangan menghadapi bencana (disaster planning).